为了规范公司内部会议的组织与开展，提高办公效率，确保会议室资源的合理利用，特制定本《公司会议室使用管理规定》。本制度适用于公司所有部门及员工在日常工作中对会议室的申请、使用和管理。

一、适用范围

本制度适用于公司内所有会议室的使用与管理，包括但不限于常规会议室、视频会议室、多功能会议室等。所有员工在使用会议室前，均需遵守本规定。

二、会议室使用原则

1. 优先保障重要会议和紧急事项的使用需求。

2. 会议室应根据实际需要进行预约，避免空置或重复占用。

3. 使用过程中应保持会议室整洁，使用后及时清理并关闭设备电源。

4. 禁止在会议室进行与工作无关的活动，如娱乐、私人会客等。

三、预约与使用流程

1. 员工可通过公司内部系统或指定平台提前预约会议室，填写会议主题、时间、参与人员等信息。

2. 预约成功后，系统将发送确认通知，参会人员应按时到场。

3. 如因特殊情况需取消或更改预约，应提前至少2小时通知相关部门。

4. 未经预约不得擅自占用会议室，特殊情况需经部门负责人批准。

四、设备使用与维护

1. 会议室内的投影仪、音响、电脑等设备由专人负责管理，使用前应检查设备是否正常运行。

2. 使用过程中如遇设备故障，应及时上报行政部处理，不得私自拆卸或维修。

3. 会议结束后，使用者应按照操作指南关闭相关设备，并确保设备处于待机状态。

五、会议纪律要求

1. 会议期间应保持安静，禁止大声喧哗或随意走动。

2. 会议内容涉及公司机密的，参会人员应严格遵守保密规定。

3. 会议时间应严格按照安排执行，不得无故拖延或提前结束。

六、违规处理

对于违反本规定的员工，视情节轻重给予警告、通报批评或相应的处罚措施。屡次违规者将影响其年度考核与评优资格。

七、附则

本制度自发布之日起施行，由公司行政部负责解释和修订。各部门应积极配合，共同维护良好的会议环境与办公秩序。

——公司行政部

发布日期：2025年4月5日