为加强企业人力资源管理的规范化、制度化建设，确保员工人事信息的完整性、准确性与安全性，特制定本《公司人事档案管理规范》。该办法旨在明确人事档案的建立、保管、使用及销毁等各个环节的操作流程，提升档案管理效率，保障员工合法权益，同时为公司人事决策提供可靠依据。

一、适用范围

本办法适用于公司全体员工的人事档案管理工作，包括正式员工、试用期员工、劳务派遣人员及临时用工人员等。所有与员工个人身份、工作经历、考核记录、奖惩情况等相关的信息均应纳入档案管理范畴。

二、档案内容

人事档案主要包括以下

1. 员工基本信息：姓名、性别、出生日期、身份证号、联系方式、家庭住址等；

2. 学历与资格证书：毕业证书、学位证书、职业资格证书等复印件；

3. 劳动合同及协议：签订、变更、续签或解除劳动合同的相关资料；

4. 工作经历记录：入职时间、岗位变动、职务晋升、调岗记录等；

5. 考核与奖惩记录：年度考核结果、表彰奖励、违纪处理等材料；

6. 其他相关资料：培训记录、健康体检报告、离职证明等。

三、档案管理职责

1. 人力资源部门负责人事档案的统一管理，设立专人负责档案的归档、更新与维护；

2. 各部门负责人应配合人力资源部门，及时提供员工相关信息；

3. 员工本人应如实填写个人信息，并在发生变动时及时告知相关部门。

四、档案的保管与使用

1. 人事档案应实行分级管理，重要信息应加密保存，防止泄露；

2. 档案借阅需经审批，严禁私自复制或外传；

3. 档案管理人员应定期检查档案完整性，发现问题及时处理；

4. 档案资料应按规定期限进行整理和归档，确保资料的系统性和连续性。

五、档案的更新与维护

1. 员工信息发生变动时，应及时更新档案内容；

2. 每年应对档案进行一次全面核查，确保信息准确无误；

3. 对于长期未使用的档案，应进行分类存放，避免资源浪费。

六、档案的销毁

1. 档案到期或不再具有保存价值时，应按照公司规定程序进行销毁；

2. 销毁前须经相关部门审核，确保不涉及敏感信息；

3. 销毁过程应有专人监督，确保安全、合规。

七、附则

本办法自发布之日起施行，由公司人力资源部负责解释和修订。各部门应严格遵守本规定，共同维护公司人事档案管理的规范性与有效性。

通过建立健全的人事档案管理制度，公司能够更好地实现对员工信息的科学管理，提升整体运营效率，为企业的长远发展奠定坚实基础。