为规范公司物资采购行为，提高采购效率，确保采购过程的公开、公平、公正，降低采购成本，保障物资供应质量，特制定本制度。本制度适用于公司各部门在日常运营中涉及的各类物资采购活动，包括但不限于办公用品、设备、原材料、维修材料等。

一、采购原则

1. 合规性原则：所有采购活动必须符合国家法律法规及公司相关规章制度。

2. 经济性原则：在保证质量的前提下，优先选择性价比高的供应商和产品。

3. 透明化原则：采购过程应公开透明，接受内部监督与审计。

4. 集中采购原则：对于通用性强、使用频率高的物资，实行集中采购，以降低采购成本。

二、采购流程

1. 需求申请

各部门根据实际需要填写《物资采购申请表》，明确物资名称、规格型号、数量、用途及预算金额，并提交至采购部门审核。

2. 审批流程

采购申请经部门负责人初审后，报分管领导审批。重大或大额采购需提交至公司管理层进行最终审批。

3. 供应商选择

采购部门根据采购物资的性质，从合格供应商名录中选择合适的供应商，必要时可组织比价或招标。对于特殊物资，可邀请专家参与评估。

4. 合同签订

确定供应商后，由采购部门负责与供应商签订采购合同，明确交货时间、质量标准、付款方式、售后服务等内容。

5. 订单执行

采购合同签订后，采购人员应及时跟进订单执行情况，确保按时到货。如遇异常情况，应及时反馈并协调处理。

6. 验收与入库

物资到货后，由仓库管理人员会同相关部门进行验收，确认数量、质量是否符合要求。验收合格后办理入库手续，并更新库存记录。

7. 付款结算

采购物资验收合格后，由财务部门根据合同约定安排付款。付款前需核实发票、合同、验收单等相关资料是否齐全。

三、采购管理职责

1. 采购部门职责

负责采购计划的制定、供应商管理、采购执行及采购资料的归档。

2. 使用部门职责

负责提出采购需求，配合完成验收工作，确保采购物资合理使用。

3. 财务部门职责

负责采购款项的审核与支付，确保资金使用的合规性。

4. 审计与监督职责

审计部门定期对采购活动进行检查，发现问题及时纠正，防止违规行为发生。

四、附则

1. 本制度自发布之日起施行，由公司采购部门负责解释和修订。

2. 各部门应严格遵守本制度，如有违反，将依据公司相关规定追究责任。

通过本制度的实施，公司将逐步建立科学、规范、高效的物资采购管理体系，为企业的稳定发展提供有力保障。