为规范企业内部对各类证照的管理流程，确保证照的安全、完整与合法使用，提升企业运营效率和风险防控能力，特制定本制度。本制度适用于公司所有部门及员工，涵盖营业执照、组织机构代码证、税务登记证、公章、财务专用章等各类重要证件的保管、使用、变更及注销等环节。

一、适用范围

本制度适用于公司所有涉及证照管理的部门及人员，包括但不限于行政部、财务部、法务部及各业务部门。凡涉及公司证照的领取、存放、使用、交接、归还、变更、补办及销毁等行为，均应遵守本制度的相关规定。

二、证照分类与管理职责

1. 证照分类

公司证照主要包括以下几类：

- 营业执照

- 组织机构代码证（或统一社会信用代码）

- 税务登记证（或电子税务登记信息）

- 公章、财务专用章、合同专用章等印章

- 行业资质证书（如建筑施工许可证、食品经营许可证等）

- 法人身份证明、授权委托书等相关文件

2. 管理职责划分

- 行政部负责证照的统一保管与日常管理；

- 法务部负责证照合规性审核及法律风险控制；

- 财务部负责涉及财务相关的证照管理；

- 各部门负责人需配合证照管理工作，确保证照使用符合公司规定。

三、证照的保管与使用

1. 保管要求

所有证照应由专人负责保管，存放在安全、保密的场所，不得随意放置或外借。重要证照如营业执照、公章等应实行“双人双锁”制度，确保安全可控。

2. 使用审批

任何证照的使用须经相关负责人审批，并填写《证照使用申请表》。特殊情况需紧急使用时，应事后补办手续并说明原因。

3. 借用与归还

借用证照需办理借用手续，明确使用目的、期限及责任人。使用完毕后应及时归还，不得私自留存或转交他人。

四、证照的变更与补办

1. 变更管理

当公司名称、地址、法定代表人、经营范围等发生变更时，应及时办理相关证照的变更手续，确保证照信息与实际情况一致。

2. 补办流程

如证照遗失或损坏，应立即向相关部门报告，并按照法定程序进行补办。补办过程中需提供相关证明材料，确保流程合法有效。

五、证照的销毁与归档

1. 销毁规定

对于已失效或不再使用的证照，应按规定进行销毁处理，避免信息泄露或被非法利用。销毁前需经相关部门审核批准。

2. 归档管理

所有证照的复印件、变更记录、审批资料等应妥善归档，便于日后查阅与审计。

六、责任与监督

1. 责任追究

对于因管理不善导致证照丢失、被盗或滥用的行为，公司将依法追究相关人员的责任，视情节轻重给予相应处罚。

2. 监督检查

定期对公司证照管理情况进行检查，发现问题及时整改，确保制度落实到位。

七、附则

本制度自发布之日起执行，由公司行政部负责解释和修订。各部门应认真学习并严格执行，共同维护公司合法权益和良好运营秩序。

结语

公司证照是企业合法经营的重要基础，其管理直接关系到企业的稳定发展与法律合规性。通过建立健全的证照管理制度，可以有效降低经营风险，提升内部管理水平，为公司长远发展提供有力保障。