【公司电子文档安全管理制度】为加强公司内部电子文档的安全管理，确保各类信息资料的完整性、保密性和可用性，防范因数据泄露、非法访问或系统故障带来的风险，特制定本制度。本制度适用于公司所有员工及与公司业务相关的合作方在使用电子文档过程中应遵守的行为规范和操作流程。

一、适用范围

本制度适用于公司内部所有电子文档的创建、存储、传输、使用、归档及销毁等全过程。包括但不限于办公文件、财务报表、客户资料、技术文档、合同协议等各类电子形式的信息资料。

二、职责分工

1. 信息管理部门：负责电子文档系统的建设、维护与安全管理，制定相关技术标准，监督执行情况，并定期进行安全评估与漏洞检测。

2. 各部门负责人：负责本部门电子文档的日常管理，确保员工了解并遵守相关制度，落实信息安全责任。

3. 全体员工：应严格遵守本制度规定，不得擅自复制、传播或泄露公司电子文档，严禁使用非授权设备访问公司内部系统。

三、电子文档分类管理

根据文档的敏感程度和用途，将电子文档分为以下几类：

- 公开类：可对外发布或共享的文档，如公司简介、产品介绍等。

- 内部类：仅限公司内部人员查阅的文档，如会议纪要、内部通知等。

- 机密类：涉及公司核心业务、客户隐私或财务信息的文档，需设置访问权限并进行加密处理。

- 绝密类：涉及国家秘密或重大商业机密的文档，须由专人保管并严格限制访问。

四、文档存储与访问控制

1. 所有电子文档应统一存放在公司指定的服务器或云平台上，不得私自存储于个人设备或第三方平台。

2. 对不同级别的文档设置不同的访问权限，确保只有授权人员方可查看、编辑或下载。

3. 重要文档应定期备份，防止因硬件损坏、病毒攻击等原因导致数据丢失。

五、文档传输与使用规范

1. 通过电子邮件、即时通讯工具等方式传递电子文档时，应确保传输过程中的安全性，必要时使用加密手段。

2. 禁止将公司电子文档发送至个人邮箱或社交媒体平台，避免信息外泄。

3. 使用外部设备（如U盘、移动硬盘）时，必须经过安全扫描，确认无病毒后方可接入公司系统。

六、文档销毁与回收

1. 对于不再需要的电子文档，应按照公司规定进行删除或永久清除，确保数据无法恢复。

2. 涉及机密或敏感信息的文档，在销毁前应经相关部门审批，并由专人负责执行。

3. 任何电子文档的销毁均需记录在案，以便后续追溯与审计。

七、培训与监督

1. 公司应定期组织信息安全培训，提高员工对电子文档安全的认知与防范意识。

2. 定期开展安全检查与审计，发现问题及时整改，确保制度有效执行。

3. 对违反本制度的行为，将依据公司相关规定追究责任，严重者将依法处理。

八、附则

本制度自发布之日起施行，由公司信息管理部门负责解释和修订。各相关部门应结合实际情况，制定实施细则，确保制度落地执行。

备注：本制度旨在提升公司整体信息安全水平，保障企业资产与员工权益，促进健康、有序的信息化发展环境。